北山村役場｜導入・成功事例｜｢Sales Force Assistant｣シリーズ

導入・成功事例

和歌山県東牟婁郡にある北山村役場は、市町村としては初めて当社のNI Collabo Smartを導入した事例となる。職員30人で行政から観光サービスまでをきめ細かく行なうためには、業務の効率化と職員同士の連携が不可欠だった。そう語る、NI Collabo Smartの導入責任者である観光産業課　池上輝幸氏に、自治活動や住民サービスの充実のために、どのようにNI Collabo Smartを活用しているのかを伺ってみた。

ペーパーレスを促進するNI Collabo Smartは地球にも環境にもやさしい

まず、導入に至った経緯をお伺いできますか。

　北山村役場は、行政サービスを執り行う役所と、観光サービスを提供する支局の2ヶ所に分かれております。車で10分ほどの距離なのですが、同じ建物に全職員がいることが少ないため、業務管理が難しいという課題がありました。加えて、会議室や公用車などの予約も、なかなかスムーズにいかず困っていました。
　特に、問い合わせの電話対応や職員のスケジュール調整、戻り時間の確認は、同じフロアにいてもなかなか煩わしいものです。しかし、いくら場所が違うからといって、同じ職場の人間のスケジュールを聞かれて、「わかりません」と答えるのは失礼ですからね。

当初は、グループウェアのフリーソフトを使われていたそうですね。運用は上手くいかなかったのでしょうか。

　運用そのものは、ある程度は軌道に乗っていました。しかし、やはりフリーソフトですし、操作性が悪く機能面も満足いくものではありませんでした。また、無料のフリーソフトですと、どうしても活用意識が高まらない、といったデメリットもあります。そのため、皆が使っているわけではなく、情報の共有化もままならないといった悪循環に陥っていました。

グループウェアの本格導入の際には、当社サービスのほかにも、いくつかの製品を比較・検討されたそうですね。

　はい。NIコンサルティングさんの競合他社を含めて、数社を検討しました。トライアルが可能な場合は、実際に資料を取り寄せて、私自身が操作性の確認もしました。

最終的に、当社のNI Collabo Smart導入を決めた理由はなんでしょうか。

　一言でいえば、総合力ですね。こちらが想定していたことややりたいことは、全てNI Collabo Smartならできる、というイメージでした。そうした結論に至った理由はいくつかあります。他社製品と比べて、特に優れていると感じたポイントを挙げるとすれば、次の4つです。
　　　理由（1）他社と比較してランニングコストが安い。
　　　理由（2）操作性がシンプルで簡単。
　　　理由（3）オプション機能が充実している。
　　　理由（4）予定が入れやすく、立てやすい。

主にどのような業務内容や行政サービスのシーンで、当社のNI Collabo Smartが貢献しているのでしょう。

　主な活用シーンは、冒頭でも述べたスケジュール管理です。もともと、グループウェア導入を決めた理由は、職員全員がどこにいるのかを把握するためでした。この課題については、NI Collabo Smartのスケジュール一覧機能を見れば一目で行き先や戻り時間がわかるため、電話などの問い合わせ対応もスムーズに行なえるようになりました。もちろん、うちの村長も活用しています。
　それから、備品や公用車の管理、会議室などの予約などにも重宝していますね。あと、導入後にその有効性に気づいて、効率化が図られて助かっているのが文書共有機能や電話メモ機能です。

ファイルの共有管理は、どのような業務の効率化に貢献しているのでしょう。

　お近くの区役所を思い浮かべていただければお分かりの通り、そもそも役場という場所は、いたるところで資料や書類が溢れかえっています。そのため、できれば業務に関わるメモ一つでも減らしたい、というのが本音です。
　その点、NI Collabo Smartの文書共有機能があれば、わざわざ資料を紙に出力しなくてもパソコン画面上で閲覧できます。また、コメントを入力したり、閲覧の有無や更新履歴の管理まで行なえるのも助かります。

まさに「仕事の見える化」ですね。それでは、今後の課題、目指すステップをお聞かせください。

　IT日報では単に今日あった出来事を共有するだけでなく、それが商談履歴として全て蓄積されます。せっかく蓄積する情報ですから、将来的に活用できる情報でなければなりません。ですから、例えば「◯◯という商品を提案したが成約には至らなかった」といった事実だけでなく、「なぜ決まらなかったのか？」「何がネックだったのか？」といった営業担当者の推察を書かせたい。これが溜まってくると、「どういう時に買って、どういう時に買わないのか」「どういう商品なら採用されるのか」といった、見たくても見せてくれない「顧客の頭の中」、つまりお客様の価値判断基準が見えてきます。これができると、未来に役立つ日報に成長させられると考えています。

電話メモ機能はどうでしょうか。

資料が溢れる職員のデスク。ペーパーレス化は悩みの種だった。　NI Collabo Smartを通じて伝言のやりとりができて、本人への確認状況の管理まで行なえる電話メモ機能も、先ほどと同じ理由で、もはやなくてはならないツールのひとつとなっています。
　私も含めて、職員のデスクはたえず書類の山で埋もれています。こうしたデスクに付箋やメモ用紙で残すと、かえってミスが起こりやすくなりますからね。
　それに、いまや時代はペーパーレスです。NI Collabo Smartは地球環境にもやさしいITツールだと私は思いますよ。

職員全員のパフォーマンスが向上　今では仕事に不可欠なツールに

今でこそ行政サービスの効率化になくてはらなくなっているNI Collabo Smartですが、
導入時から職員の方の協力は十分得られたのでしょうか。

　正直、はじめは戸惑いもあったようです。抵抗、というのは少し大げさですが、管理されたくないといったネガティブな情報は伝わってきました。しかし、導入後2ヶ月もたたないうちから、じょじょに職場に浸透、今ではNI Collabo Smartがなければ仕事にならないほどです。

役場などの行政サービスになくてはならない業務「件名簿」の管理にも一役買っているそうですね。

　役場には「件名簿」と呼ばれる独特の作業があります。これは、主に県庁から送られてくる書類や行政から市民への告知などの重要文書を一元管理し、更新したり履歴を残したりする業務をいいます。
　ほとんどの行政機関では必須業務となっており、そのためわざわざ専門のパソコンを置いて、職員共同で使用しているケースもあるほどです。
　私たちの役場も、パソコン一台を件名簿のために置いて、職員が交代で使っていました。しかし、NI Collabo Smartを導入してからは、その必要はなくなりましたね。イントラネット上で文書や書類を保存でき、必要なときだけ共有して使うことができるためです。また、各職員が自分のパソコンから使いたいときに閲覧できるほか、役職に応じて閲覧制限を設けることができます。同時に複数の人間がアクセスして作業することも可能です。なにより、専用のパソコンを一台余分に置く必要がなくなり助かっています。まさに痒いところに手が届く、とはこのことです。

その他、NI Collabo Smartの利点があればお聞かせ下さい。

　NI Collabo Smartは買取ではなくASP利用ができる、というのも良いです。私たちは職員30人と規模が大きくないため、月々1万円以下で導入できました。自社開発ですと、サーバー管理費やIT責任者の雇用、バージョンアップのためのランニングコストなど、色々と手間も費用もかかり、こうはいきません。
　行政サービスを提供する市役所でも、地方都市はまだまだIT化が遅れているのが現状です。とくに、私たちのように10人～30人規模の組織に適したグループウェアは、これまであまりありませんでした。
　そうした意味でも、NI Collabo Smartは非常に使い勝手がよく、コストパフォーマンスにも優れていますから、小さな役場にはいいと思いますよ。

昨年、北山村役場はブログや情報提供など、IT（情報技術）を活用して地域活性化に取り組んでいる事例を表彰する日本地域活性化大賞にも選ばれた。今後も地域行政のIT活用の模範として、地域全体の活性化に取り組んでいかれることだろう。