ステップ１
ユーザー独自にカスタマイズ
請求の締切処理が完了した請求データを販売管理システムから取り込む形式を指定し、請求書を作成することができます。
また、請求先へ送付する請求書の書式を作成できます。
Sales Billing Assistantとは
Sales Billing Assistant（SBA）とは、請求書の発行、郵送をWEB配信に置き換え、劇的なコストダウンと業務効率アップを実現する「請求書WEB配信システム」です。
テレワーク、在宅勤務が当たり前になる時代において、紙に印刷・封入して郵送し、相手方では封筒を開けて紙の請求書を取り出して処理するというアナログなやり取りは、コストや資源の無駄である以上に、顧客のテレワーク化を邪魔する行為とも言えます。請求書を郵送からWEB配信に切り替えることで、郵送コストの引き下げと顧客の業務改善を実現しましょう。
ＮＩコンサルティングが提供するSBAは、営業支援システムのSFA（Sales Force Assistant）や見積書作成WEBシステムのSQA（Sales Quote Assistant）とも連携することで、顧客の経理担当者のメールアドレス取得を営業担当者に促すといったことも可能になります。
こんな課題はありませんか？
毎月大量に送る『請求書』の郵送作業…手間もかかるし、時間もかかる！ 郵送コストも結構かかる・・・在宅勤務もできない・・・
請求書の印刷・封入作業が面倒くさい・・・
オフィスにいかないと印刷や封入、発送作業ができないから出社してやらざるを得ない
紙代、印刷代、郵送費などのコストがかかる・・・手作業だから人件費もかかる
取引先への過去の請求書を探すのが大変・・・再発行依頼にすぐに対応できない
請求書WEB配信システム
Sales Billing Assistantで課題解決
請求書データから請求書を作って印刷し、封筒に入れ、切手を貼って・・・といった請求書発行業務は月末月初に集中して発生する「働き方改革」や「在宅勤務」を阻害するものです。
一方の、請求書を受け取る顧客側でも、郵送で数日遅れて届く請求書の封を開け、金額を確認してデータを打ち込み、紙の請求書を別途保管・・・というどうしても出社を必要とする業務が発生しています。
しかし、時代は、ペーパーレス。Sales Billing Assistant（SBA）を導入すれば、
請求書データもしくは請求書のPDFを読み込んだら、そのままWEB配信。郵送コストも時間もかかりません。
請求書を受け取る側でも、WEB上で請求書を確認でき、過去の請求書もそのままWEB上で管理できます。
業務プロセスを効率化・コストを大幅削減
毎月の請求先が300件あった場合で考えてみましょう。
Sales Billing Assistant（SBA）を活用すれば、人件費（手間）の削減分を考慮しなくても、大幅なコストダウンが実現します。
従来の、請求書を郵送する場合であれば、一件あたり郵便切手に110円、封筒代に約10円、請求書の印刷や紙にかかるコストが10円程度かかり、少なく見積もっても、請求書一件あたり約130円のコストがかかっています。
300件の請求先があれば、毎月3.9万円のコストがかかっていることになります。そして、郵送の場合には、件数が増えても、一件あたりのコストはほぼ変わらず130円のままです。
それに対して、Sales Billing Assistant（SBA）でWEB配信する場合には、月に13,400円のコストとなり、一件当たり約45円で配信することができ、一件あたり85円、月に25,600円のコストダウンとなります。
もちろん、請求書の発行や封入などの手間もかかりません。これがさらに、請求先が増えて500件の場合には、従来の郵送だと月に6.5万円のコストとなり、Sales Billing Assistant（SBA）では、月額19,400円、一件あたり約39円となって、件数が増えるほど一件あたりのコストを引き下げられます。
請求書をWEB配信にしたＡ社の事例
郵送していた請求書をWEB配信に切り替えたＡ社の事例をご紹介します。
導入前
- 2000件弱の請求先があり、月末に発行、封入、郵送作業にかなり手間がかかり、経理部では月末5日前くらいから作業を行っていた。
- 請求書を郵送する際には、低く見積もっても一通あたり100円程のコストがかかっており、人件費を除いて毎月20万円のコストだった。
- 一件ごとの請求金額が千円から数千円程度の先も多く、郵送コストはバカにできない比率だった。
導入後
- 販売管理システムのデータから請求書を生成しWEBで配信するだけなので、一度設定が出来ればほとんど手間はかからなくなった。
- 紙も使わず、郵送もないので、コストはほぼゼロに。
- 自宅からでも業務が行えるようになって、コロナウィルスの緊急事態宣言で在宅勤務になった時は助かった。
- 自社に郵送で届く請求書もWEB配信にしてもらえると助かる。これまでは当たり前だったが、ポストをチェックし開封しなければならないことに違和感を覚えるようになった。
社長様のコメント
請求書はきちんと郵送で届けるのが当たり前で、WEB配信するというのは失礼なのではないか、お客様からクレームが来るのではないかと危惧していましたが、クレームはまったくなく、思った以上にスムーズに受け入れてもらえました。
少額の請求先も多かったので、請求書発行コストが郵送費や人件費を考えると結構大きく、紙の請求書を希望される先には請求書発行料として100円／月をいただくというルールにし、それが受け入れてもらえないなら取引がなくなっても構わないくらいの覚悟で臨みましたが、杞憂に終わりました。
コストが下がった以上に、請求書発行の手間が減って業務の効率化が進んだことが大きく、今後、取引先が増えて請求先が増えても大丈夫だと思えるようになった心理的な効果もあったと思います。
ちょうどコロナの緊急事態宣言で、テレワークの体制を整えることも必要となり、WEB配信できるようになっていたのは助かりました。テレワークすることを考えると、お客様にもメリットがあり、今まで以上にWEB配信への切り替えをお願いしやすくなりました。